Procedura wewnętrzna w zakresie raportowania schematów podatkowych MDR

Przekazanie informacji do Szefa KAS  na temat schematów podatkowych to nie jedyny obowiązek podmiotów obowiązanych (promotorzy, korzystający, wspomagający). Zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie schematów podatkowych MDR został stworzony katalog podmiotów, które ustawowo zobligowane są do posiadania procedury wewnętrznej przeciwdziałającej niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych często w praktyce określanej jako procedura wewnętrzna w zakresie raportowania schematów podatkowych MDR.

Kto powinien taką procedurę przygotować i wdrożyć w swojej jednostce?

Rozpoczynając rozważania na ten temat należy stwierdzić, że obecne uregulowania prawne są nieprecyzyjne i mogą budzić w tym obszarze wiele wątpliwości, przede wszystkim w kontekście kto tak naprawdę powinien posiadać taką wewnętrzną procedurę w zakresie raportowania schematów podatkowych MDR. Zgodnie z przepisami taki obowiązek dotyczy podmiotów działających w charakterze promotorów, spełniających kryterium wysokości przychodów lub kosztów.

Zgodnie z tym procedurę wewnętrzną powinni posiadać wyłącznie promotorzy, których przychody lub koszty, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalone na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych, przekroczyły w roku poprzedzającym rok obrotowy równowartość 8 000 000 zł.

Pierwsza kwestia czy tylko promotorzy powinni posiadać taką procedurę?

Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów, obowiązek posiadania procedury wewnętrznej mają osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej będące promotorami, zatrudniające promotorów lub faktycznie wypłacające im wynagrodzenie, które osiągnęły wskazany  limit 8 000 000 zł przychodów lub kosztów.

Przyjmując bardzo duże uproszczenia w tym zakresie można stwierdzić, że obowiązkiem opracowania i wdrożenia procedury wewnętrznej w zakresie MDR są objęte wyłącznie największe podmioty, świadczące usługi doradztwa prawnego lub podatkowego.

Jeżeli dokonamy szerszej analizy rozwiązań prawnych w tym zakresie to obowiązek posiadania procedury powinien mieć nie tylko każdy promotor, który przekroczył limity przychodów i kosztów, lecz także każdy podmiot, który zatrudnia bądź wypłaca wynagrodzenie promotorowi. Oznacza to, że w tej sytuacji może znaleźć się każda firma, która korzysta z usług doradztwa podatkowego, czy to wewnętrznie poprzez zatrudnienie doradcy podatkowego, czy też zewnętrznie poprzez zakup usług doradztwa podatkowego i zapłatę wynagrodzenia na rzecz firmy doradczej.

W tym momencie należy sobie zadać pytanie jaką rolę przy przesyłaniu informacji o schemacie podatkowym może mieć taka firma zatrudniająca i wypłacająca wynagrodzenie promotorowi. Okazuje się, że może ona pełnić funkcję korzystającego lub wspomagającego. W tym miejscu zaczynają pojawiać się wątpliwości czy korzystający lub wspomagający spełniający warunek limitu przychodów lub kosztów nie powinien czasami również posiadać takiej wewnętrznej procedury wewnętrznej przeciwdziałającej niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych.

Jednoznacznej odpowiedzi nie znajdziemy również w szczegółowych wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów, które jasno i przejrzyście nie ustosunkowało się do wątpliwości wynikających z interpretacji przepisów, wskazując m.in., że obowiązek posiadania procedury wewnętrznej może ciążyć również na innych podmiotach, które z powodów regulacyjnych nie powinny świadczyć usług doradczych, lecz mimo to faktycznie je wykonują.

Jedyne kwestie, które jednoznacznie zostały określone przez Ministerstwo Finansów to sytuacje w których nie są zobowiązani do posiadania procedury wewnętrznej korzystający zatrudniający doradców (w tym doradców podatkowych / radców prawnych) na umowach o pracę, ze względu na fakt, że osoby te co do zasady nie powinny być uznawane za promotorów względem korzystającego, który ich zatrudnia.

 Natomiast z drugiej strony zdaniem Ministerstwa Finansów obowiązek posiadania procedury wewnętrznej znajdzie jednak zastosowanie w przypadku podmiotu, który zatrudnia osobę fizyczną (np. dyrektora finansowego) i wypłaca jej wynagrodzenie, jednakże tylko wtedy, kiedy osoba ta działa w charakterze promotora w stosunku do innych podmiotów np. z grupy kapitałowej. Warto zwrócić uwagę w tym miejscu na to, że kwestie te mogą być kluczowe w relacjach między podmiotami powiązanymi dla których sporządzono dokumentacje cen transferowych.

Ministerstwo Finansów również doprecyzuje w swoich objaśnieniach, że fakt zapłaty przez korzystającego za usługę doradztwa podatkowego nie generuje obowiązku posiadania procedury wewnętrznej, jeżeli efekty tego doradztwa są wykorzystywane wyłącznie w jego działalności (a nie np. udostępniane również innym podmiotom np. z grupy kapitałowej). W tym miejscu również mogą okazać się kluczowe relacje i stosunki gospodarcze miedzy podmiotami powiązanymi dla których sporządzono dokumentacje cen transferowych i one mogą budzić wątpliwości interpretacyjne.

W jaki sposób zachować się w takiej sytuacji, która tak naprawdę rodzi olbrzymie ryzyko dla korzystającego lub wspomagającego?

Biorąc pod uwagę przedstawione problemy interpretacyjne oraz nieścisłości należy stwierdzić, że z całą pewnością promotorzy osiągający określone limity przychodów lub kosztów są zobligowani do posiadania procedur.

Natomiast w celu uniknięcia ewentualnych sankcji związanych z brakiem procedury wewnętrznej (dowolność interpretacji kontrolujących) rozsądnym wydaje się zastosowania rozwiązania zgodnie z którym każdy podmiot, bez względu na to czy jest promotorem, korzystającym, czy wspomagającym, o ile osiągnął ustawowy limit 8 000 000 zł przychodów lub kosztów, powinien wdrożyć u siebie procedurę wewnętrzną w zakresie raportowania schematów podatkowych  MDR.  Jest to najbardziej rozsądne i racjonalne  stanowisko, jeżeli dokona się analizy potencjalnych kar za brak procedury wewnętrznej.

Jakie kary grożą za brak procedury wewnętrznej?

Należy zauważyć, że przepisy w zakresie schematów podatkowych MDR przewidują następujące konsekwencje niedopełniania obowiązków związanych z wprowadzeniem procedury wewnętrznej:

  • karę za niedopełnienie obowiązku wprowadzenia procedury wewnętrznej w wysokości nie większej niż 2.000.000,00 zł,
  • karę za niedopełnienie obowiązku wprowadzenia procedury wewnętrznej, w przypadku gdy przestępstwo skarbowe polegające na niedopełnieniu obowiązków wynikających z przepisów w zakresie schematów podatkowych MDR zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu, w wysokości nie większej niż 10.000.000,00 zł.

Z jakich elementów powinna się składać procedura wewnętrzna?

W przepisach szczegółowych w zakresie schematów podatkowych MDR został w jasny sposób określony zakres informacji, jaki powinna zawierać dobrze przygotowana procedura wewnętrzna.

Zgodnie z  nim wewnętrzna procedura określa stosowane zasady postępowania i obejmuje w szczególności:

  • określenie czynności lub działań podejmowanych w celu przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych,
  • środki stosowane w celu właściwego wypełnienia obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych,
  • określenie zasad przechowywania dokumentów oraz informacji,
  • określenie zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej informacji o schematach podatkowych,
  • określenie zasad upowszechniania wśród pracowników tego podmiotu wiedzy z zakresu przepisów niniejszego rozdziału,
  • określenie zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów w zakresie MDR.

Z przedstawionego zakresu wynika, że procedura raportowania i identyfikacji schematów podatkowych jest obszerna i skomplikowana. Oznacza to, że przygotowanie takiej  wewnętrznej procedury oraz jej wdrożenie w przedsiębiorstwie w ramach wewnętrznych regulacji może uchronić podatników przed niedopełnieniem obowiązków związanych z raportowaniem, a tym samym poniesieniem dotkliwych sankcji karnoskarbowych z tym związanych.

Należy również zauważyć, że coraz częściej w znowelizowanych przepisach, w tym m.in. w przepisach ustaw podatkowych, jak również w szczególności w planowanych przepisach z zakresu odpowiedzialności podmiotów zbiorowych pojawia się pojęcie „należytej staranności”.

Jeżeli firma wykaże należytą staranność to z pewnością  może zminimalizować ryzyko poniesienia odpowiedzialności bądź zdecydowanie obniżyć wysokość zastosowanej sankcji. Z pewnością posiadanie wewnętrznej procedury jest elementem, dzięki któremu firma należytą staranność może wykazać. Warto mieć uporządkowane te kwestie i zlecić opracowanie takiej procedury wyspecjalizowanym podmiotom.

Szukasz wsparcia w obszarze schematów podatkowych? Skontaktuj się z nami!